PO Management e o seu papel no cumprimento das exigências contratuais
O PO Management é um formato de negociação super importante para que se possa garantir o sucesso das operações.
É um serviço que possibilita o controle e o monitoramento completo de toda a operação, especialmente no que se refere ao cumprimento das exigências contratuais de uma negociação.
Esse processo ganha ainda mais importância nas operações internacionais, trazendo diversos benefícios:
- Reduzir os custos de operação,
- juntar vários pedidos em um só embarque,
- permitir que exportadores façam vários pedidos ao mesmo tempo,
- revisar os documentos necessários,
- garantir que os processos sejam eficientes e sigam as leis locais,
- identificar cedo possíveis problemas na logística ou nos pedidos.
O monitoramento contínuo do pedido de compra com o PO Management
O PO Management é utilizado em todo o mundo e aceito como uma excelente solução que garante processos de qualidade.
Através do uso dessa ferramenta, é possível o acompanhamento de cada etapa do processo.
Consequentemente, garante-se que as exigências previstas em contratos estejam sendo atendidas, podendo, em tempo hábil, solicitar providências para correções, caso as especificações não estejam conforme o solicitado.
Em resumo, através desse procedimento, torna-se possível identificar desvios ou inconsistências, um fator fundamental para que se evite aborrecimentos e grandes transtornos operacionais e financeiros.
Inspeção e controle de qualidade nas importações e exportações
A utilização do PO Management permite que as seguintes ações recebam um acompanhamento de qualidade, tendo por base os acordos estabelecidos entre cliente e fornecedor em um pedido de compra:
- monitoramento das remessas enviadas do exterior,
- avaliação e conferência dos produtos,
- verificação do cumprimento das exigências estabelecidos em contrato ou no pedido,
- análise a respeito das embalagens, no que se refere ao cumprimento da legislação brasileira,
- armazenagem e separação dos lotes,
- acompanhamento dos serviços de frete internacional,
- desenvolvimento do controle de inventário,
- gestão de toda a cadeia logística, inclusive das movimentações terrestres.
A falta dessas providências pode acarretar grandes problemas, portanto, todo o processo precisa ser acompanhado, onde as inspeções precisam acontecer tanto ao nível de embarque como também na chegada das mercadorias.
Como o PO Management otimiza a comunicação entre fornecedores e compradores?
Um dos princípios básicos para a realização de bons negócios está na busca por fornecedores de qualidade que cumpram com os compromissos acordados e estão sempre dispostos a buscar alternativas para a resolução de possíveis contratempos.
A adoção do PO Management é uma maneira inteligente para que ocorra uma otimização na comunicação entre as duas partes envolvidas em uma operação internacional.
Então, a partir da geração de um bom contrato de fornecimento, ou de ordens de compras formalizadas com qualidade, todo o processo ganha. Desse modo, tanto o cliente quanto fornecedor se sentem amparados por um documento que estabelece aquilo que foi acordado.
As atividades de acompanhamento de todo o processo colaboram para fortalecer esse relacionamento e permitem que ações possam ser tomadas em tempo hábil, evitando desgastes desnecessários.
Isso significa que todos trabalham para o mesmo fim, ou seja, existe um alinhamento das partes a respeito do cumprimento das exigências contratuais e, ao final do processo, as expectativas acabam atendidas, gerando satisfação para os envolvidos.
Diante dessa realidade, é muito importante que sua empresa adote esse modelo para poder ter sucesso em suas operações internacionais.
Para ajudar ainda mais a sua empresa a não ter problemas nas negociações internacionais, vale a pena ler também nosso post que apresenta o seguinte tema: importação e exportação segura: evite surpresas desagradáveis!
Fontes:
https://www.docusign.com/pt-br/blog/tudo-o-que-voce-precisa-saber-para-otimizar-o-setor-de-compras
http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=15618
