PO Management: o que é e quais as vantagens?

PO Management é o nome dado para os processos que envolvem a gestão das ordens de compra. 

É um serviço bastante utilizado por empresas que precisam coletar várias cargas de lugares diferentes e unificá-las para otimização de um contêiner ou de uma carga consolidada.

A falta de atenção para um assunto importante como o PO Management pode comprometer os resultados de uma empresa, pois existem muitas variáveis que precisam ser observadas nesse processo.

Quando a situação envolve o envio e recebimento de mercadorias no mercado global, os cuidados devem ser redobrados. As operações que envolvem negociações internacionais precisam receber cuidados especiais e ser ainda mais detalhados.

Isso se dá em função dos custos operacionais e burocracia que as devoluções ou trocas de mercadorias podem acarretar. Sem contar os transtornos ocasionados por erros ou enganos de produto. Eles podem comprometer uma linha de produção inteira ou simplesmente não ter aceitação no mercado local.

Neste post, apresentaremos o PO Management, sua importância e o que fazer para ter sucesso nessa importante operação. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!

O que é PO Management?

A sigla PO vem do inglês “Purchase Order”, ou seja, “Ordem de Compra”.

A manutenção ou gestão das ordens de compra é uma atividade fundamental para garantir que em uma operação internacional envolvendo a aquisição de materiais, o material recebido esteja de acordo com o pedido realizado.

Quando a sua empresa adota o PO Management, cada item coletado recebe um número de ordem que será monitorado. Os itens podem ser entregues pelos fornecedores no armazém indicado ou coletado no fornecedor. O processo completo consiste em:

• monitorar as remessas realizadas pelos fornecedores,


• avaliar se os produtos correspondem com o solicitado,


• verificar se as exigências da sua empresa estão sendo atendidas, conforme contrato ou pedido de compra,


• verificar se a mercadoria/embalagem está em conformidade para o embarque, e de acordo com as exigências dos países de origem/destino,


• armazenagem e separação de PO/lote,


• serviço de frete internacional,


• controle de inventário,


• gerenciamento completo da cadeia logística, incluindo transporte terrestre.

A não realização dessas verificações podem causar sérios prejuízos à operação, tanto em nível financeiro quanto operacional. A gestão do processo de compra é indispensável para o sucesso das operações e deve ser realizada por profissionais capacitados que conheçam detalhes do processo logístico.

Como a tecnologia otimiza o trabalho desses profissionais?

Contar com a tecnologia para o desenvolvimento dos processos do PO Management é fundamental para o alcance dos resultados.

Para isso, faz-se necessário que recursos tecnológicos estejam à disposição, possibilitando que de maneira antecipada os dados sejam conferidos e, especialmente, todos os documentos e processos burocráticos estejam de acordo com o solicitado e com a legislação em vigor.

Além disso, é fundamental o monitoramento de todas as etapas, garantindo qualidade, agilidade e bons resultados para a operação.

É preciso, portanto, contar com ferramentas tecnológicas adequadas, tais como:

• sistema de gestão de compras e suprimentos,


• integração de dados com fornecedores e operadores logísticos,


• sistema para rastreamento de pedidos,


• conhecimento e usabilidade do Siscomex.

Também é importante contar com equipamentos que facilitem as operações de movimentação, armazenamento e transporte dos produtos a serem exportados ou importados.

Vantagens desse sistema

As vantagens da utilização do PO Management estão diretamente associadas a otimização de todos os processos, onde merecem destaque:

Redução de custos operacionais

Através do tratamento individualizado de cada ordem de compra, torna-se possível gerenciar os riscos e consequentemente reduzir os custos operacionais.

Isso significa acompanhar toda a operação em tempo real e na medida que os processos são desenvolvidos, quando é possível evitar problemas, erros e enganos que possam comprometer os resultados.

Qualificação dos fornecedores

A qualificação dos fornecedores é outra possibilidade oferecida quando se trabalha com o PO Management, uma vez que se torna possível conhecer detalhes de cada operação, oferecendo a sua empresa a visibilidade sobre:

• prazos de entrega,


• tempo de resposta,


• preços,


• quantidades adquiridas,


• ocorrências, 


• nível de relacionamento.

Os históricos de cada pedido passam a fazer parte de um importante documento que possibilita uma análise de todos os fornecedores envolvidos nas operações.

Avaliação dos documentos envolvidos nos processos

A falta ou erros no preenchimento de um documento se transformam em sérios problemas nas operações internacionais.

Uma carga pode ficar retida por tempo indeterminado, comprometendo todo o processo e gerando despesas que não haviam sido previstas na negociação.

Quando se utiliza uma metodologia de trabalho e a gestão das ordens de compra, evitam-se essas situações, tornando todo o processo transparente e com qualidade.

Garantia de processos bem conduzidos e de acordo com a legislação local

Outro fator importante na adoção do PO Management diz respeito a condições adequadas para que todas as ações sejam realizadas com qualidade e atendendo as mais diversas exigências legais.

Mais uma vez, evitam-se transtornos, tempo gasto para regularizações e prejuízos operacionais e financeiros.

Identificação de forma antecipada das possíveis não conformidades na logística e com os pedidos

Por fim, contar com profissionais qualificados e o uso de ferramentas de gestão de processos que ofereçam garantias e qualidade nas tarefas a serem realizadas, é a melhor maneira de evitar as conhecidas não conformidades.

A experiência, quando associada a competência e organização, possibilita processos ágeis, práticos e dentro dos custos previamente planejados.

Portanto, não há como desconsiderar as empresas envolvidas nos processos de compras, especialmente quando envolvem transações internacionais e que exigem maturidade e conhecimento de causa por parte dos parceiros envolvidos na operação.

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A contratação de uma empresa especializada em todas essas tarefas precisa considerar fatores importantes como histórico, confiança, estabilidade, suporte, confidencialidade e a integração que o fornecedor oferece.

Todas essas características fazem parte do compromisso da AMTRANS com o mercado, atendendo aos mais variados segmentos de negócios e oferecendo soluções que efetivamente resolvem os problemas e geram satisfação aos clientes.

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